夏邑县人民法院从档案管理制度化、人员专业化、归档流程化、信息数字化、硬件安全化、责任明确化“六化”入手，不断更新档案管理工作观念，创新档案管理工作思维，使档案管理工作迈上了一个新台阶。

        管理“制度化”。将建章立制作为规范档案管理的突破口，按照《档案法》和《人民法院档案管理规定》的有关规定，结合自身的实际，制定了《夏邑县人民法院档案管理规定》，该规定包含了文件材料归档、档案保管、档案查阅利用、档案资料保密、档案设备维护使用以及重大活动档案登记等多项内容，具体细化了档案借阅的审批步骤。

        人员“专业化”。从办公室抽调一名责任心强、工作细心的人员专门管理档案，具体负责案卷的分类、归档、保管、利用、借阅登记等日常管理工作，并定期将档案管理的各项具体情况向院领导汇报，形成了档案室负责人、办公室主任、分管副院长的层级管理的机制。

        归档“流程化”。该院规定各业务庭在案件报结后10日内内将全部卷宗交案件评查办公室全面评查，评查办评查完毕后，将符合归档条件的卷宗于一周内交档案室归档，档案室管理人员在接收卷宗时严格把关，并录入微机进行归档。使归档主体由原来的各业务庭变为评查办，归档时间由原来的定期归档改为随时归档。

        信息“数字化”。该院增添档案管理专用电脑、扫描仪等信息录入设备，对全院的纸质档案目录及当事人姓名、案号、案由、编号、年份、保管期限、密级、卷宗册数等相关内容全部输入微机，形成数字档案，并建立计算机检索系统，只要输入个案案号，即可查到有关卷宗，实现档案信息资料的自动检索，使档案调阅及时、准确。

        硬件“安全化”。完善档案库房设置，做到了办公室、阅档室、档案库房三分离；落实安全保护措施，配备“三铁三器”，即铁皮档案柜、防盗门、防盗窗，灭火器、报警器、吸尘器；配备除湿机、空调机、防虫剂、湿度计等档案管理专用设备，达到了档案库房标准化管理。

        责任“明确化”。结合本院实际，完善出台《档案评查与归档管理办法》等措施，对存在诸如“案卷装订不符合规定的，缺少必要的诉讼材料的，未按期归档的”等情形之一的，分别给予相应的处罚。对未按规定期限将案卷移送评查办评查的，每延期一个月即处罚50元。对案卷评查员评查不认真、归档不及时也作了相应的处罚规定，确保了所有案卷达到材料完整、装订规范、归档及时。